內(nèi)容摘要:項目進度滯后是IT項目管理中的常見問題,同時也是造成項目失敗的原因。本文針對目前IT項目管理的現(xiàn)狀,指出了導(dǎo)致IT項目進度滯后的關(guān)鍵因素,分析了其產(chǎn)生的原因,以期為項目管理提出建設(shè)性意見。
關(guān)鍵詞:IT項目管理 項目進度滯后 關(guān)鍵因素
信息技術(shù)的飛速發(fā)展使人們正在享用著眾多IT項目的成果,但是多數(shù)的IT項目均以失敗告終。究其原因,失敗一般是由于項目管理上的不規(guī)范和認知錯誤造成。本文從項目管理角度得出,項目范圍、項目成本和項目工期這三大變量決定了項目的成敗。而其中項目工期上發(fā)生的滯后作為IT項目管理中的常見問題,也逐漸引起管理者的重視。
項目概述
項目是一個惟一的、復(fù)雜的和關(guān)聯(lián)的具有統(tǒng)一明確目標(biāo)或目的,并且必須在特定時間里、在預(yù)算內(nèi)、按照規(guī)格說明要求完成的活動序列。項目的主要屬性是:項目是惟一的,每一個項目都有區(qū)別于其他項目的特性;項目是復(fù)雜和關(guān)聯(lián)的,存在著諸多不確定、非預(yù)期的復(fù)雜因素,同時項目的大部分活動與活動之間是相互關(guān)聯(lián)、相互作用的;項目具有統(tǒng)一明確的目標(biāo)或目的,并且這個目標(biāo)是可行的,而從IT項目的角度來看,最終的目標(biāo)是根據(jù)客戶需求定制一個IT領(lǐng)域的產(chǎn)品或服務(wù);項目受到時間和成本等資源限制,一個成功的項目實施應(yīng)該要在規(guī)定的時間和預(yù)算內(nèi)完成,時間和成本是項目實施的兩個約束條件;項目實施要按照規(guī)格說明的要求,一個項目的實施應(yīng)該嚴(yán)格按照用戶或發(fā)起人的需求,明確項目的任務(wù)和范圍,范圍是項目實施的第三個約束條件。
項目管理是指在指定時間內(nèi)用最少的費用開發(fā)可接受的系統(tǒng)管理過程,內(nèi)容包括確定范圍、計劃、人員安排、組織、指導(dǎo)和控制。項目經(jīng)理要根據(jù)項目實施的范圍、時間、成本、質(zhì)量等目標(biāo),合理進行資源配置,有效協(xié)調(diào)各個活動的開展,以滿足用戶的需求和其他利益相關(guān)者的期望。
IT項目進度滯后的關(guān)鍵因素分析
項目進度滯后指的是項目沒有在規(guī)定的工期內(nèi)完成符合規(guī)格說明和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的產(chǎn)品或服務(wù)。項目進度滯后是IT項目執(zhí)行中的常見問題。項目經(jīng)理在處理項目進度滯后上通常采取的辦法是,添加人力物力等資源,增加成本;或是砍掉某些步驟草草結(jié)束,等交付后再慢慢解決出現(xiàn)的各種問題。顯然這兩種辦法都不是理想和明智的。如果能夠找到導(dǎo)致IT項目進度滯后的關(guān)鍵因素,防范于未然,將最大限度的減少滯后發(fā)生的可能性或者將損失減少到最小程度。分析造成IT項目滯后的原因主要有兩種,一是項目經(jīng)理對于項目的實施計劃沒有準(zhǔn)確定義;二是在項目執(zhí)行過程中發(fā)生偏差或項目范圍發(fā)生變更。具體來講,有以下幾點關(guān)鍵因素:
(一)樂觀主義
IT行業(yè)的發(fā)展不過短短幾十年,可是說是一個新興的行業(yè),從而決定了從業(yè)人員即程序員都是一些思維活躍、帶有樂觀主義色彩和不怕冒險的年輕人。所以項目進度安排背后的第一個錯誤假設(shè)就是 “一切運作良好”。每一項任務(wù)僅花費它所“應(yīng)該”花費的時間。體現(xiàn)在項目經(jīng)理對時間的估算上,往往過早的承諾和敲定項目實施的工期,而不給自己留有足夠的余地。事實上,當(dāng)面臨大型軟件項目時,業(yè)務(wù)人員之間概念的不一致性和非預(yù)期事件的發(fā)生,都將導(dǎo)致不出錯的概率是零。由于任務(wù)之間的關(guān)聯(lián)性,錯誤將會發(fā)生連鎖效應(yīng)。糾正這些錯誤將會耗費團隊成員很多時間,使項目進度發(fā)生拖延,有時甚至對滯后的時間跨度都不能預(yù)期。
(二)不成熟的項目計劃
項目計劃是用來協(xié)調(diào)其它具體計劃,以指導(dǎo)項目執(zhí)行和控制的文件。一個成功的項目應(yīng)該從制定正確的項目計劃開始。項目計劃的主要內(nèi)容包括:明確項目交付物、定義工作包、估算工期、制定工作包的進度計劃、資源有效性的管理、成本預(yù)算、整合進度計劃和預(yù)算、定義關(guān)鍵績效指示器或里程碑、明確關(guān)鍵成功因素。但是從目前的行業(yè)趨勢來看,大部分IT項目經(jīng)理是從程序員轉(zhuǎn)型而來,很多人沒有接受過該職業(yè)的正規(guī)培訓(xùn)和教育。在制定項目計劃時,過多地依賴以往工作經(jīng)驗或直覺,缺乏數(shù)據(jù)支持,采用非階段化方法,對系統(tǒng)開發(fā)原理認識不夠,不能有效利用項目管理軟件輔助進行項目計劃的制定。估算項目工期作為項目計劃中的一個重要環(huán)節(jié),不僅會影響其他計劃環(huán)節(jié)定義上的正確性和精確性,同時也會受到其他環(huán)節(jié)定義的影響。例如在工作包的優(yōu)先秩序上,安排不合理使執(zhí)行過程中的變更導(dǎo)致工期延誤。
(三)系統(tǒng)測試
根據(jù)軟件開發(fā)行業(yè)的成功經(jīng)驗法則,早期模塊、單元測試和系統(tǒng)整體測試的時間應(yīng)該占到整個工期的一半,當(dāng)然也包括發(fā)現(xiàn)錯誤后解決問題的時間。但是系統(tǒng)測試卻往往最容易被忽略。首先系統(tǒng)測試的工期要按系統(tǒng)出現(xiàn)的錯誤、缺陷多少而定,存在較高的不確定性,加上多數(shù)人員的樂觀主義,實際出現(xiàn)的缺陷數(shù)量要比預(yù)期多。一旦發(fā)現(xiàn)的錯誤數(shù)量超出估計,由于這一部分工作受到任務(wù)前后順序的牽制和對任務(wù)熟悉程度的約束,導(dǎo)致的進度滯后便很難扭轉(zhuǎn)。另外,由于系統(tǒng)測試帶來的進度滯后一般發(fā)生在項目末期,這時人力、物力、財力都將要消耗殆盡,籌集資源必定要付出更高的成本。更為嚴(yán)重的是,該項目如果是在即將發(fā)布的時候出現(xiàn)延誤,所付出的二次商業(yè)代價也相當(dāng)高昂。
(四)人月神話
人月是在估計進度安排中經(jīng)常使用的工作量單位之一。例如:一項軟件項目的總工期是4個月,需要的人員是8人,則該項目的工作量:4×8=32(人月)。在項目發(fā)生進度滯后時,項目經(jīng)理常常會試圖通過分配更多的人到項目團隊中來解決問題。但是人員和時間的可替代性需要兩個前提:首先任務(wù)是可以分解的;其次負責(zé)任務(wù)的人員之間不需要交流、培訓(xùn)。當(dāng)任務(wù)由于次序上的限制不能分解時,人手的添加對進度沒有任何幫助。
在任務(wù)需要交流的情況下,假設(shè)團隊中由n個人員需要一對一的交流,那么交流的信道數(shù)量將變成n(n-1)/2。這時3個人的交流工作量是2個人的3倍,4個人的交流工作量是2個人的6倍。對于存在于IT項目中的交流,還包括不定期的多人討論和例行會議,這時情況會變得更糟。
關(guān)于培訓(xùn),每個成員新進入到一個IT項目團隊時都需要對該項目的主旨、技術(shù)、目標(biāo)和團隊內(nèi)部的工作條例等進行領(lǐng)會和掌握。這種培訓(xùn)不能分解,而且需要至少一名老員工對他們進行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和培訓(xùn)。因此,這部分增加的工作量隨人員的數(shù)量呈線性變化。
由于軟件開發(fā)本質(zhì)上是一項系統(tǒng)工程,其中各個任務(wù)之間的關(guān)聯(lián)性和復(fù)雜性需要較大工作量的溝通、交流。如果添加人手,在新成員需要培訓(xùn)的情況下,任務(wù)分解所節(jié)省下來的時間將不能補償新成員加入所導(dǎo)致的溝通、培訓(xùn)所耗費的時間。另外,任務(wù)的分解也可能使一部分已經(jīng)完成的工作發(fā)生丟失,同時分解后需要進行的系統(tǒng)測試工作量也會增加,因此,添加人手可能會導(dǎo)致進一步的進度拖延(如圖1所示)。在項目任務(wù)相關(guān)程度和復(fù)雜程度高的情況下,項目經(jīng)理在處理進度滯后時,可以考慮在現(xiàn)有團隊內(nèi)部進行任務(wù)的重新調(diào)整和分配,而不應(yīng)該盲目使用補充人力的方法。
(五) 用戶需求發(fā)生變更
在IT項目的實施過程中,用戶或利益相關(guān)者的需求非預(yù)期地發(fā)生變化和增長,從而造成項目范圍蔓延也是導(dǎo)致項目進度滯后的關(guān)鍵因素之一。這種情況的發(fā)生可能是前期沒有嚴(yán)格地對項目范圍進行界定,分析調(diào)研人員沒有正確地領(lǐng)會用戶意圖或是沒有成功地引導(dǎo)用戶配合做好需求分析,以至于產(chǎn)生項目需求方與項目實施方在項目界定上的不一致。另外,用戶自身原因造成的需求變更也是常見因素。這種非預(yù)期情況可以通過加強實施方與需求方的溝通,改善系統(tǒng)啟動階段和系統(tǒng)分析階段的工作績效,同時以合同的形式對項目范圍進行嚴(yán)格定義,明確權(quán)責(zé),重視和加強合同管理,免除因為用戶自身原因造成的需求變更給項目實施方帶來的損失風(fēng)險。
綜上所述,盲目的樂觀主義、不成熟的項目計劃、缺乏對系統(tǒng)測試的重視程度、對于人員和時間兩者可替代性的誤解以及非預(yù)期的用戶需求變更是導(dǎo)致IT項目進度滯后的五大關(guān)鍵因素。除此之外,當(dāng)然還有其他諸多因素會影響項目進度,比如企業(yè)重組和管理人員的調(diào)整。排除這些客觀不可控因素的制約,IT項目經(jīng)理在項目管理的整個過程中,應(yīng)該以嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度進行項目計劃的制定和充分考慮可能影響項目進度的主客觀因素及造成的后果,加強對項目執(zhí)行過程中關(guān)鍵環(huán)節(jié)的監(jiān)控,提升風(fēng)險規(guī)避意識,提高項目管理能力和項目管理技術(shù)。另外,企業(yè)應(yīng)該加強在職培訓(xùn)的投資,力求培養(yǎng)高素質(zhì)的項目經(jīng)理和有效的項目團隊,使團隊能夠在合理預(yù)期、合理成本的范圍內(nèi)完成項目任務(wù),更好地為企業(yè)帶來行業(yè)聲譽與效益。
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