l 溝通的意義及項目干系人分析

　　項目管理要素有：范圍、時間、成本、質(zhì)量、人力、風險、采購、溝通，一個成功的項目與這些因素是緊緊相關(guān)、不可分離的。但是在項目的實際參與和項目的操作過程中，可以發(fā)現(xiàn)無論是項目管理中的哪個因素。與其關(guān)聯(lián)最多、涉及活動最多的是項目干系人。項目干系人一般包括最終用戶、項目團隊、項目公司的管理層等一些主要的利害關(guān)系者。項目管理中時間、成本、質(zhì)量、人力、風險、采購等很大一部分是與人的溝通與人的管理有關(guān)，如何做好人的管理、如何組建一個成功的項目團隊、如何在項目中發(fā)揮團隊的所有潛力、如何與客戶的關(guān)系日趨完善、如何做到讓客戶滿意，這些都是在“溝通”管理中所必須及掌握的要素。

　　要做好各要素溝通。要實現(xiàn)于人的管理，就應站在這些“項目干系人”的角度上。從他們的需要及利益出發(fā)，最大限舯科技創(chuàng)業(yè)月刊2005年第4期度地通過項目實現(xiàn)他們的價值，如果脫離這些，那么項目是很難獲得成功的。項目經(jīng)理在與客戶進行需求調(diào)研及交流前，一般先要充分考慮項目的需求性及可行性，然后列一個需求管理(包括詳細的溝通計劃及溝通要求)計劃。并且要考慮需求溝通中所需的人員、資源、時間的要求。這樣才可以保證需求調(diào)研的準確性。很多軟件項目在其開發(fā)過程中，客戶突然提出需求變更，給項目的進展帶來不利的影響，雖然很大程度上這是客戶主觀因素造成的。但也說明項目組在和客戶進行前期溝通的時候。沒有充分考慮一些假設(shè)或約束因素，也沒有充分明確列舉溝通要求。

　　同樣。除了和客戶進行溝通之外。在項目開發(fā)過程中。項目經(jīng)理與項目成員之間的溝通方式及項目經(jīng)理對團隊的建設(shè)技巧也是直接影響到項目成敗的關(guān)鍵。項目過程中溝通的目的是為了“保持項目進展、識別潛在問題、征求建議以改進項目績效”。如果在項目的開發(fā)、設(shè)計過程中未把好溝通這道關(guān)?？赡軙a(chǎn)生意料之外的項目失敗。同樣一個好的配合團隊能使項目達到事半功倍的效果，關(guān)于溝通的具體的一些方法和技巧將在下面談到。

　　 3  溝通的一些要素

　　一個優(yōu)秀的團隊組織和協(xié)調(diào)管理者所發(fā)揮的作用往往對頊目的成敗起決定作用，他必然也是一個善于溝通的人。溝通研究專家勒德洛(Ludlow，R。)提到，高級管理人員往往花費80%的時間以不同的形式進行溝通。普通管理者約花5O%的時間用于傳播信息。缺乏溝通這個問題是不能通過技術(shù)來進行改進的，現(xiàn)在技術(shù)發(fā)展很快。但人們對溝通和融洽相處的需求不但沒有減少，反而顯得越來越重要了。

　　溝通的效率直接影響管理者的工作效率。在項目成員間改善溝通將提高士氣、生產(chǎn)率，質(zhì)量，并可以減少成本，使得項目更好開展 但如果出現(xiàn)溝通問題，也可以遵循以下過程來有效地控制問題：

　　找出問題的起因；實行糾錯行為；加強工作環(huán)境中的溝通活動。

　　4 項目中溝通運用的案例分析 

　　筆者在負責開發(fā)外語學院的英語網(wǎng)絡(luò)教學、考試綜合平臺時，就充分考慮軟件項目管理中溝通的一些要素。整個項目按小組軟件開發(fā)過程(TsP)進行開發(fā)，其中每個步驟都涉及到了溝通。

　　4.1 技術(shù)調(diào)研 

　　該項目是為教師和學生進行英語教學、考試、以及評估的綜合性網(wǎng)絡(luò)平臺。

　　學生可以通過網(wǎng)絡(luò)進行全程的英語學習、測試。老師也可以利用這個平臺動態(tài)的掌握學生的情況。在技術(shù)采用方案中。

　　我們打算用ASP。NET+SQL SERVER進行開發(fā)，分三層體系結(jié)構(gòu)。在聽取了他們構(gòu)思的同時，針對項目調(diào)研情況，我們也從技術(shù)層面上闡述了自己的看法。最后達成了一個初步共識。

　　4.2 需求分析

　　項目的最終用戶是外語老師和學生。我們開始與外語學院老師進一步接觸。了解高職外語教學領(lǐng)域內(nèi)的情況。為了防止或減少用戶需求變更，-在溝通目標中考慮了很多制約因素和假設(shè)因素。

　　大概經(jīng)過了一個星期的溝通。一份完整的SRS文檔生成，并且我們將SRS的段和節(jié)編號。用來確定每一個說明的來源。

　　4.3 概要設(shè)計

　　軟件的大概要求和功能在得到確定后。項目流程到了概要設(shè)計階段，這時項目開發(fā)小組完全啟動，項目小組開始制定詳細工作目標、角色目標等。

　　4.4 詳細設(shè)計

　　在概要設(shè)計階段定義好了各功能模塊、明確了開發(fā)者責任之后。開始了模塊內(nèi)的細節(jié)設(shè)計。在這個階段我們定義了整個平臺數(shù)據(jù)庫。在定義數(shù)據(jù)表和字段時。有兩位成員的想法互不相同，兩人各持己見，爭的面紅耳赤，僵持不下，最終雙方把各自的想法和理由列個清單，征求了小組其他成員和外語學院老師的意見。經(jīng)過大家共同的分析，最終確定了某一個成員的數(shù)據(jù)庫方案，另外那個成員也心服口服。

　　4.5 編碼設(shè)計

　　在編碼階段的每次會議中，我們都要掌握各個成員的進度，詢問下個階段的安排，并要求每個成員在會議中都要開城布公地對待問題，不能隱瞞。使小組保持一種透明的風格。這樣我們就可以知道將要發(fā)生什么事情，并預見問題。以便能迅速進行調(diào)整。

　　4.6 集成與測試

　　在開發(fā)后期。各個模塊功能基本完成，在確認每個模塊基本上無獨立缺陷和比較好的質(zhì)量后，進入了整體的測試。

　　這個項目在制作半年后完工。并測試合格，現(xiàn)運行非常正常?？偨Y(jié)這個項目的一些經(jīng)驗。要確保軟件開發(fā)質(zhì)量和效率。與用戶的有效溝通以及開發(fā)成員間的良好協(xié)作是關(guān)鍵。要達到這一點，一個團隊至少應具備以下三個要素：透明性、聆聽、協(xié)商。透明性能使整個小組知道將要發(fā)生什么事情、并能預見問題。知道什么時候誰最需要幫助。并能保持整個小組工作的一致性。最好的交流者應該是非常善于聆聽的人。這種聆聽應該是全身心的，只有這樣。別人才會和你進行比較深的交流，你也會準確地領(lǐng)會對方的意圖。協(xié)商最重要的作用是解決問題和分歧。能使得矛盾雙方都得到一個滿意的結(jié)果。

　　5 結(jié)束語

　　項目溝通管理是一門藝術(shù)。這不僅僅表現(xiàn)在“項目干系人”相互之間的溝通技巧上，而且體現(xiàn)在項目負責人對項目的全局管理上。項目管理的八大要素記起來簡單，但如何靈活地駕御它，使這些要素在操作上更方便。更適合應用到實際項目中去，這就需要藝術(shù)化的管理、技巧性的操作，管理上的條條框框雖然是定死的。但人可以動態(tài)地去應用它。無論在哪個領(lǐng)域的項目管理中。這些溝通技巧都可以通用。并且可以結(jié)合各自領(lǐng)域的一些獨特要素去實施。