成本控制:成本控制的基礎(chǔ)是在項目計劃中對項目制定出合理的成本預(yù)算,也叫費用預(yù)算。成本控制就是盡可能地保證各項工作在項目計劃中預(yù)定的預(yù)算內(nèi)進(jìn)行。成本控制也可以叫費用控制。軟件開發(fā)項目的成本最主要的是人力資源的成本,而人力資源的成本體現(xiàn)為各個項目成員薪資水平乘以他所花費工作日的總合,因此人力資源的成本其重點在于合理地安排使用合適的人力資源。軟件開發(fā)項目的成本還包括購買必需的軟硬件設(shè)備的成本;需求調(diào)研所花費的交通、協(xié)作、通信成本;購買必要的辦公用品、參考資料的費用;給用戶培訓(xùn)所需要花費的培訓(xùn)資料編寫費、資料印刷費、產(chǎn)地費、設(shè)備費;如果需要第三方的鑒定或檢測,還需要一定的鑒定檢測費用,包括準(zhǔn)備的費用;如果部分組件需要外包,則應(yīng)當(dāng)控制軟件外包的成本,包括交付給外包承擔(dān)方的費用,和進(jìn)行質(zhì)量、進(jìn)度控制的管理成本。
變更控制:對于軟件開發(fā)項目而言,變更一般是不可避免的。為了將項目變更的影響降低到最小,就需要采用變更控制的方法。變更控制就是要找出影響項目變更的因素、判斷項目變更范圍是否有必要、判斷項目變更的結(jié)果是否已經(jīng)發(fā)生及效果如何等。進(jìn)行變更控制的主要依據(jù)有:項目計劃、變更請求和提供了項目執(zhí)行狀況信息的績效報告。
在項目范圍相對明確固定的情況下,質(zhì)量、進(jìn)度、成本三個目標(biāo)一般是相互矛盾、互相制約的。趕工、縮短工期、加快進(jìn)度往往導(dǎo)致成本上升或質(zhì)量下降,降低成本會使進(jìn)度拖延或質(zhì)量下降;提高質(zhì)量需要更長的工期、更高的成本。因此應(yīng)當(dāng)注意平衡質(zhì)量、進(jìn)度、成本三個目標(biāo),更好地進(jìn)行項目控制。
2、按控制執(zhí)行人員
項目控制按照控制執(zhí)行人員來劃分可以分為:項目組內(nèi)控制、企業(yè)控制、用戶方控制、第三方控制。
項目組內(nèi)控制:項目組內(nèi)以項目經(jīng)理為主,組織項目成員進(jìn)行持續(xù)自我檢查,對照項目計劃,及時發(fā)現(xiàn)偏差、及時進(jìn)行調(diào)整。
企業(yè)控制:項目組以外,企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層以及生產(chǎn)部門、項目管理部門、質(zhì)量管理部門、財務(wù)管理部門對項目進(jìn)行控制。項目組一般應(yīng)該定期提交項目狀態(tài)報告給上述項目干系人,使他們了解項目的真實進(jìn)展情況。
用戶方控制:用戶方對于項目的進(jìn)度、質(zhì)量是最關(guān)心的,所以有責(zé)任感用戶方會定期或不定期地需要獲得項目進(jìn)展的信息,作為他們項目控制的依據(jù)。用戶控制的措施主要是在發(fā)現(xiàn)問題后提出警告。當(dāng)然,合同簽訂后軟件系統(tǒng)的價格是固定的,所以他們對項目成本的關(guān)心程度不會像企業(yè)那樣高。
第三方控制:目前有些項目委托項目監(jiān)理機(jī)構(gòu)進(jìn)行項目控制。作為第三方的監(jiān)理機(jī)構(gòu),對于軟件開發(fā)項目的成功是有利的,因為理論上監(jiān)理單位利益獨立于雙方之外,可以客觀公正地提出相關(guān)意見和措施,保證項目的質(zhì)量、進(jìn)度及投資。同時,第三方監(jiān)理擁有很強(qiáng)的咨詢能力,可以幫助雙方解決一些技術(shù)和管理難題,促進(jìn)項目進(jìn)展。對信息工程建設(shè)項目實施成功與否做公正客觀評價,又可以使軟件系統(tǒng)用戶和系統(tǒng)開發(fā)商雙方的市場行為規(guī)范起來,客觀上促進(jìn)軟件開發(fā)商提供高質(zhì)量的符合客戶業(yè)務(wù)需求的軟件系統(tǒng),從而提高客戶對建設(shè)軟件系統(tǒng)的信心。
3、按控制方式
控制一詞的本意是指抑制或限制、指導(dǎo)或命令、核對或驗證。項目控制是保證項目計劃實施不偏離目標(biāo)的有效手段,控制方式的選擇伴隨著控制者與控制對象漸進(jìn)而長期的適應(yīng)過程,它是一種綜合而復(fù)雜的管理行為。
遠(yuǎn)程控制:隨著網(wǎng)絡(luò)和通信技術(shù)的發(fā)展,企業(yè)經(jīng)營市場的全球化,企業(yè)員工的工作可能遠(yuǎn)離企業(yè)管理部門,也可能在家里上班,傳統(tǒng)的檢查監(jiān)控的控制方式無法適用。因此,制度控制將成為控制企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動的一種重要方式。
檢查控制:企業(yè)通過檢查監(jiān)督等方式對項目組進(jìn)行持續(xù)的監(jiān)控,及時發(fā)現(xiàn)問題,解決問題,糾正偏差。“人們不會做你期望他做的事情,只會做你準(zhǔn)備檢查的事情。”這句話不完全對,但有一定的道理,主要看針對什么樣的人。
責(zé)任控制:項目任務(wù)分解合理,每個項目成員分工責(zé)任明確,每個成員按照自己的責(zé)任目標(biāo),按時保質(zhì)地完成自己的任務(wù)。軟件開發(fā)是智力型的手工勞動,傳統(tǒng)機(jī)械的控制、管理方法很難起到真正的效果。
自發(fā)控制:自發(fā)控制方式是把責(zé)任控制代之以更嚴(yán)格的、要求更高的、更有效的內(nèi)部控制。它激勵項目團(tuán)隊自覺行動,并不是別人要他做什么或怎么做,而是客觀的計劃任務(wù)和變化的環(huán)境要求他采取相應(yīng)的行動,不僅完成責(zé)任分配的份內(nèi)工作,還在完成本職工作的基礎(chǔ)上主動完成自己認(rèn)為需要完成的工作。
4、按控制時機(jī)
項目控制的時機(jī)可以可以在活動開始之前、之中和之后進(jìn)行,分為預(yù)防控制、過程控制和糾正控制
預(yù)防控制:防范于未燃是最好的一種項目控制方式,它可以預(yù)先做好準(zhǔn)備避免和防止預(yù)期問題的發(fā)生。預(yù)防控制就是從項目的策劃階段開始,每個階段對后面項目實施的過程,根據(jù)經(jīng)驗預(yù)測和估計可能產(chǎn)生的偏差,并采取相應(yīng)的防范措施,盡可能地消除偏差。例如,對于軟件開發(fā)需要的技術(shù),要及早安排培訓(xùn)學(xué)習(xí),做好技術(shù)預(yù)研,對于可能會流失的關(guān)鍵項目骨干,應(yīng)當(dāng)及早準(zhǔn)備好替代人員。預(yù)防控制需要項目經(jīng)理豐富的經(jīng)驗、敏銳的嗅覺和判斷力、及時準(zhǔn)確的信息。對于確定的問題,進(jìn)行項目假設(shè)和約束分析,假設(shè)是通過努力可以直接解決的問題,而這些問題是一定要解決才能保證項目按計劃完成;約束一般是難以解決的問題,但可以通過其他途徑回避或彌補(bǔ)、取舍,如犧牲進(jìn)度、質(zhì)量等等;如果問題的出現(xiàn)具有不確定性,則應(yīng)該在風(fēng)險分析中列出,分析其出現(xiàn)的可能性(概率)、造成的影響、采取的措施。
過程控制:在項目的實施過程中進(jìn)行持續(xù)的隨時的監(jiān)督和指導(dǎo)的控制。通過觀察和定期匯報的形式都可以有效地進(jìn)行過程控制,可以通過每周進(jìn)度圖表清楚地顯示計劃的任務(wù)、已經(jīng)完成的任務(wù)、與計劃目標(biāo)的偏差程度(準(zhǔn)時、提早、延遲),一旦發(fā)現(xiàn)偏差,就應(yīng)當(dāng)考慮及時采取糾正或者預(yù)防措施。
糾正控制:糾正控制是在項目的某個階段或某個任務(wù)或整個項目基本結(jié)束或項目出現(xiàn)偏差后進(jìn)行糾正的控制,這時候損失已經(jīng)發(fā)生了,因此具有亡羊補(bǔ)牢的性質(zhì),糾正控制可能是迫不得已的唯一選擇。
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