如何控制需求變更

    按照現(xiàn)代項目管理的概念，一個項目的生命周期分為啟動、實施、收尾三個過程。需求變更的控制不應(yīng)該只是項目實施過程考慮的事情，而是要分布在整個項目生命周期的全過程。為了將項目變更的影響降低到最小，就需要采用綜合變更控制方法。綜合變更控制主要內(nèi)容有找出影響項目變更的因素、判斷項目變更范圍是否已經(jīng)發(fā)生等。

    進行綜合變更控制的主要依據(jù)是項目計劃、變更請求提供了項目執(zhí)行狀況信息的績效報告。為保證項目變更的規(guī)范和有效實施，通常項目實施組織會有以下幾種措施：

    （1）項目啟動階段的變更預(yù)防

    對于任何項目，變更都無可避免，也無從逃避，只能積極應(yīng)對，這個應(yīng)對應(yīng)該是從項目啟動的需求分析階段就開始了。對一個需求分析做得很好的項目來說，基準文件定義的范圍越詳細清晰，用戶跟項目經(jīng)理扯皮的幌子就越少。如果需求沒做好，基準文件里的范圍含糊不清，被客戶抓住空子，往往要付出許多無謂的犧牲。如果需求做得好，文檔清晰且又有客戶簽字，那么后期客戶提出的變更就超出了合同范圍，需要另外收費。這個時候千萬不能手軟，這并非要刻意賺取客戶的錢財，而是不能讓客戶養(yǎng)成經(jīng)常變更的習(xí)慣，否則后患無窮。相對于需求來說，什么WBS、風(fēng)險管理、計劃進度都是次要的，只要需求做好了就會一帆風(fēng)順。

    （2）項目實施階段的需求變更

    成功項目和失敗項目的區(qū)別就在于項目的整個過程是否是可控的。項目經(jīng)理應(yīng)該樹立一個理念——“需求變更是必然的、可控的、有益的”。項目實施階段的變更控制需要做的是分析變更請求，評估變更可能帶來的風(fēng)險和修改基準文件。控制需求漸變需要注意以下幾點：

    需求一定要與投入有聯(lián)系，如果需求變更的成本由開發(fā)方來承擔(dān)，則項目需求的變更就成為必然了。所以，在項目的開始，無論是開發(fā)方還是出資方都要明確這一條：需求變，軟件開發(fā)的投入也要變。

    需求的變更要經(jīng)過出資者的認可，這樣才會對需求的變更有成本的概念，能夠慎重地對待需求的變更。

    小的需求變更也要經(jīng)過正規(guī)的需求管理流程，否則會積少成多。在實踐中，人們往往不愿意為小的需求變更去執(zhí)行正規(guī)的需求管理過程，認為降低了開發(fā)效率，浪費了時間。但正是由于這種觀念才使需求逐漸變?yōu)椴豢煽?，最終導(dǎo)致項目的失敗。

    精確的需求與范圍定義并不會阻止需求的變更。并非對需求定義得越細，就越能避免需求的漸變，這是兩個層面的問題。太細的需求定義對需求漸變沒有任何效果。因為需求的變化是永恒的，并非需求寫細了，它就不會變化了。

    注意溝通的技巧。實際情況是用戶、開發(fā)者都認識到了上面的幾點問題，但是由于需求的變更可能來自客戶方，也可能來自開發(fā)方，因此，作為需求管理者，項目經(jīng)理需要采用各種溝通技巧來使項目的各方各得其所。

    在開發(fā)上盡量根據(jù)情況采用多次迭代的方式進行項目的開發(fā)，在每次迭代的同時讓客戶參與和使用軟件，對下一步的開發(fā)做出建議爭取在項目前期有效的減少后期可能出現(xiàn)的變更情況。

    （3）項目收尾階段的總結(jié)

    能力的提高往往不是從成功的經(jīng)驗中來，而是從失敗的教訓(xùn)中來。許多項目經(jīng)理不注重經(jīng)驗教訓(xùn)總結(jié)和積累，即使在項目運作過程中碰得頭破血流，也只是抱怨運氣、環(huán)境和團隊配合不好，很少系統(tǒng)地分析總結(jié)，或者不知道如何分析總結(jié)，以至于同樣的問題反復(fù)出現(xiàn)。

    事實上，項目總結(jié)工作應(yīng)作為現(xiàn)有項目或?qū)眄椖砍掷m(xù)改進工作的一項重要內(nèi)容，同時也可以作為對項目合同、設(shè)計方案內(nèi)容與目標的確認和驗證。項目總結(jié)工作包括項目中事先識別的風(fēng)險和沒有預(yù)料到而發(fā)生的變更等風(fēng)險的應(yīng)對措施的分析和總結(jié)，也包括項目中發(fā)生的變更和項目中發(fā)生問題的分析統(tǒng)計的總結(jié)。